Regulament

Regulament privind modul de derulare a procesului

de bugetare participativă

Capitolul 1 – Scopul

Prezentul regulament are ca scop stabilirea cadrului general şi a procedurii pentru selecţionarea proiectelor de interes public iniţiate de cetăţeni prin implicarea lor directă în procesul de bugetare participativă.

Obiectivul general îl constituie desfăşurarea în bune condiţii a procesului de bugetare participativă în vederea atingerii următoarelor deziderate:

1. Dezvoltarea unui cadru organizațional eficient de dialog între administraţia publică locală, cetățeni, asociaţii, fundaţii și societăți comerciale pentru găsirea soluțiilor optime pentru problemele localității SANPETRU;
2. Creșterea implicării cetățenilor în viața comunității: procesul încurajează cetățenii să identifice preocupările personale cu binele comun, să înțeleagă complexitatea problemelor comunității și să furnizeze soluții, să-și dezvolte abilitățile participative;
3. Adaptarea politicilor publice la nevoile cetățenilor cu scopul de creștere a nivelului calității vieții în  localitatea SANPETRU și de stimulare a acestei creșteri;
4. Creșterea transparenței activității administrației publice locale, modernizarea administrației, responsabilizarea aleșilor locali, eficientizarea cheltuirii banului public, implementarea guvernării deschise.
5. Stimularea democrației participative și dezvoltarea leadership-ului în comunitate.

Capitolul 2 – Dezvoltarea unei platforme informatice

1. În decursul primelor trei luni de la aprobarea proiectului, Primăria  localității SANPETRU va derula achiziția/implementa/prelua gratuit aplicații informatice care să permită implementarea unor soluții de bugetare participativă la nivelul localității, prin dezvoltarea unei platforme publice online pentru înscrierea ideilor de proiecte și ierarhizarea pe baza votului cetățenilor.
2. Platforma particip.primaria-sanpetru.ro web trebuie să ofere cetățenilor multiple posibilități de implicare:

a) trimitere de propuneri de proiecte;

b) identificarea în timp real a tuturor propunerilor de proiecte trimise de cetățeni și/sau organizații;

c) votarea proiectelor prezentate în Lista finală cu proiecte propuse;

d) posibilitatea de a fi înscris și ales ca membru în Comisia de evaluare;

e) monitorizarea implementării proiectelor câștigătoare.

Capitolul 3 – Valoarea bugetului

1. Valoarea bugetului propus, începând cu anul bugetar 2020, în cadrul procesului de bugetare participativă pentru proiectele selecționate este de 200.000 lei/an bugetar.
2. Valoarea estimată pentru un proiect propus trebuie să se încadreze în suma maximă de 40.000 lei, inclusiv TVA.
3. Anual, în urma derulării procesului de bugetare participativă, vor fi selectate proiectele câștigătoare care vor fi cuprinse în bugetul de venituri și cheltuieli al  localității SANPETRU pentru acel exercițiu bugetar.
4. Dacă bugetul de 200.000 lei nu va fi depășit de primele 5 proiecte, vor fi selectate următoarele proiectele în ordinea clasificării, cu condiția ca bugetul de 40.000  lei să nu fie depășit.

Capitolul 4 – Domeniile de aplicare

1. Propunerile de proiecte trebuie să se încadreze într-unul din următoarele domenii, pentru obiective care sunt în administrarea  localității SANPETRU:
2. Infrastructură stradală si Siguranta Circulatiei
3. Infrastructura educaționala / culturala / digitalizare
4. Protecție Socială / Sanatate / Sport
5. Protectia Mediului / Ecologizare
6. Amenajare Spatii Verzi / Locuri de joaca

• Chiar dacă propunerea poate fi încadrată în mai multe domenii, deponentul trebuie să opteze pentru domeniul pe care îl consideră cel mai potrivit/relevant/preponderent.

Capitolul 5 – Calendarul procesului

10 decembrie 2020 – 31 ianuarie 2021– depunerea proiectelor

1 februarie  – 15 februarie  – analiza proiectelor

15 februarie – 14 martie  – perioadă de votare

1 aprilie  – anunțarea caștigătorilor

15 aprilie – începerea procedurii de implementare

Capitolul 6 – Participanții și informarea acestora

1. Pot participa la procesul de bugetare participativă toți cetăţenii care au domiciliul  și au vârsta de minim 16 ani.
2. De asemenea pot înainta propuneri de proiecte și asociațiile, fundaţiile, ONG-urile și societățile comerciale cu sediul social în localitatea SANPETRU.
3. Cetăţenii care trimit propuneri de proiect/votează proiecte, sunt de acord cu termenii şi condiţiile în care funcţionează secţiunea dedicată bugetului participativ de pe site-ul particip.primaria-sanpetru.ro.
4. Persoanele fizice sau juridice care depun proiecte trebuie să prezinte o dovadă prin care să arate că respectă condițiile de la punctul 1 si 2 (copie după CI, adeverință din partea angajatorului sau a școlii, respectiv o copie după certificatul de înregistrare sau alt document doveditor).

Vor fi respectate prevederile cu privire la date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu   prevederile Regulamentului European (RE)       nr. 679 / 2016 și ale Legii nr. 190 / 2018 privind măsuri de   punere în aplicare  a RE nr. 679 / 2016.

Datele vor fi folosite numai în scopul pentru care au fost solicitate / menționate.

5. Persoanele care participă la vot trebuie să își creeze un cont de utilizator în platforma online și să se identifice după un cont unic de email. Respectarea condițiilor de la punctul 1 al prezentului capitol se face pe propria răspundere.
6. Nu mai târziu de a 5-a luna de la aprobarea proiectului, Primăria localității SANPETRU va derula o campanie pentru informarea în mod corespunzător a cetățenilor despre bugetul participativ. Se vor afișa informări scrise către toate asociațiile de proprietari, în locurile special amenajate din sector precum și în mediul on-line (pagina de internet a primăriei, paginile de socializare media ale primăriei) și se vor distribui către toate organizațiile, asociațiile și grupurile civice cu care Primăria localității SANPETRU are relații de colaborare.
7. Vor avea de asemenea loc cel puțin două sesiuni de aprofundare și dezbatere publică organizate de către Primăria localității SANPETRU, cu accent pe familiarizarea cetățenilor cu privire la folosirea platformei web dedicate bugetului participativ și venirii cu propuneri din partea cetățenilor. La întâlniri va participa cel puţin un moderator din partea Primăriei localității SANPETRU și/sau un colaborator extern pentru facilitarea unui dialog constructiv și sedimentarea propunerilor de proiecte. Sunt reținute doar propunerile considerate valide în urma consensului participanților aflați în fiecare grup de discuții, eliminându-se astfel redundanța propunerilor.

Capitolul 7 – Modalitatea de înscriere a proiectelor

1. Fiecare persoană fizică sau juridică poate formula o singură propunere de proiect pentru fiecare din domeniile stabilite la Capitolul 4. Proiectul trebuie să fie sau să poată fi asimilat unei investiţii aflate în competenţa Primăriei localității SANPETRU şi să vizeze un spaţiu din proprietatea publică a comunei.
2. Proiectele se depun prin platforma online dedicată bugetării participative  particip.primaria-sanpetru.ro, sau fizic la sediul primăriei, în perioada stabilită și comunicată pentru înscrierea proiectelor.
3. Pentru depunerea  unui proiect vor fi completate următoarele informaţii (cuprinse in fișa de proiect – vezi Anexa 2):
4. Titlul proiectului: 
5. să fie concis şi să se refere la un anumit rezultat cheie al proiectului.
6. Domeniul în care se înscrie proiectul 
7. se va specifica domeniul în care se înscrie proiectul.
8. Descrierea proiectului
9. formularea problemei, detaliată
10. specificarea nevoilor identificate
11. descrierea beneficiilor generale obţinute prin implementarea proiectului
12. Localizarea proiectului
13. prin adresă, hartă, zonare
14. Durata proiectului
15. estimarea duratei de implementare a proiectului.
16. Beneficiarii proiectului
17. specificarea beneficiarilor proiectului
18. explicarea valorii adăugate pe care proiectul o aduce beneficiarilor
19. Buget estimat
20. se va completa valoarea estimată cu TVA
21. Documente ataşate
22. fotografii, schiţe, planuri, alte documente suport
23. Modul în care iniţiatorul doreşte să se implice în proiect
24. voluntariat, cofinanţare, sponsorizare.
25. Acțiunile necesare estimate pentru implementarea propunerii de proiect
26. etapele necesare implementării proiectului
27. Inițiatorul propunerii de proiect și datele de contact.
28. Toate propunerile de proiecte, atât online cât și fizic, se vor face într-un formular tipizat, formular prezentat în Anexa 2 –  Formular Propunere de Proiect.
29. Toate propunerile trimise de cetăţeni se introduc în Lista generală de propuneri și sunt filtrate, analizate și fuzionate (în caz că sunt complementare) de către Comisia de evaluare a proiectelor, comisie care are responsabilitate și de a transforma aceste idei de proiecte în propuneri de proiecte și va elabora Lista provizorie cu proiectele eligibile.

Capitolul 8 – Criterii de eligibilitate a proiectelor

1. Pentru a fi validate în cadrul procesului de bugetare participativă, proiectele trebuie să fie de competența Primăriei localității SANPETRU, să nu contravină reglementărilor prezentului regulament sau a altor prevederi legale în vigoare și să îndeplinească următoarele criterii de eligibilitate:
2. să fie de interes local și să nu realizeze activităţi cu scop comercial, publicitar, de natură politică, religioasă sau etnică;
3. să fie sau să poată fi asimilate unei investiţii aflate în competenţa Primăriei localității SANPETRU şi care vizează un spaţiu din domeniul public al localității SANPETRU;
4. să nu fie contrare sau incompatibile cu planuri sau proiecte ale localității SANPETRU aflate în derulare¹;
5. să nu genereze cheltuieli de funcţionare semnificative după implementare (întreţinere, plata unor drepturi de autor, etc.);
6. să fie delimitate zonal;
7. să se încadreze în bugetul maxim alocat unui proiect;
8. să se încadreze în domeniile prevăzute în prezentul Regulament.

¹ : In perioada stabilita de calendarul campaniei pot fi adresate intrebari  cu privire la compatibilitatea proiectelor cu planurile sau proiectele sectorului aflate in derulare.

• Validarea proiectelor în cadrul procesului de bugetare participativă va fi realizată de către o Comisie de evaluare constituită în acest sens la nivelul Primăriei localității SANPETRU.

Capitolul 9 – Calendarul  campaniei

          Calendarul campaniei va fi stabilit de către conducerea executivă a Primăriei Sectorului 1      și va cuprinde:

1. Lansare şi promovare campanie

• Perioada de depunere întrebări . Întrebările referitoare la eligibilitate  pot fi formulate de participanţi numai în scris, într-un timp dinainte stabilit; Răspunsurile la întrebări vor fi formulate de compartimentul responsabil din administraţia primăriei şi vor fi expediate, numai în scris, participanţilor în cel mult două săptămâni de la data limită de primire a întrebărilor;
• Perioada de depunere a proiectelor, dar nu mai târziu de data 31 Ianuarie 2021.
• Perioada în care Comisia de evaluare va analiza proiectele depuse și va solicita, în cazul în care consideră necesar, clarificări aplicanţilor pentru a asigura validarea proiectelor, dar nu mai târziu de 15 Februarie 2021.

• Data afișării/publicării pentru Lista cu proiecte propuse eligibile la data de 15 Februarie 2021.

• Perioada în care cetăţenii vor vota proiectele eligibile, dar intre 15 Februarie 2021 si 14 Martie 2021.

• Data afișării/publicării pentru Lista finală cu proiectele câștigătoare, la data de 31 Martie 2021.

Capitolul 10 – Comisia de evaluare a proiectelor

1. Evaluarea proiectelor se va face de către o Comisie de evaluare constituită în acest scop prin dispoziția Primarului localității Sanpetru
2. Această comisie are următorul rol:
   1. organizează și monitorizează desfășurarea campaniei;
   1. verifică propunerile din punct de vedere financiar și legal;
   1. filtrează sugestiile trimise de cetățeni pe considerente de impact, fezabilitate și eligibilitate;
   1. fuzionează ideile convergente, eliminând redundanța și suprapunerea ideilor.

• Comisia de evaluare va fi formată din 6-12 membri și va avea în componență cel puțin un reprezentant al Serviciului Economic, Birou urbanism,cadastru si registru agricol,compartiment achizitii,al organizațiilor neguvernamentale si unreprezentant al comunitatii.

Reprezentatul comunității va fi selectat prin vot de către cetăţeni  dintre persoanele înscrise pe platforma online particip.primaria-sanpetru.ro care şi-au anunţat intenţia de a reprezenta comunitatea .

• Comisia de evaluare va analiza proiectele încărcate pe platforma online particip.primaria-sanpetru.ro și cele depuse fizic și va valida acele proiecte care îndeplinesc toate condițiile menționate în prezentul regulament. Analiza proiectelor se va face sub toate aspectele, respectiv tehnic, juridic, urbanistic și economic, cu evaluarea impactului /viabilității/fezabilității acestora.
• În cazul în care comisia consideră necesar, aceasta poate invita iniţiatorul proiectului pentru informații suplimentare în ceea ce privește proiectul propus.
• Comisia își rezervă dreptul de a optimiza proiectele propuse, atât prin îmbunătățiri din punct de vedere tehnic cât și prin estimarea mai eficientă a costurilor, dar cu notificarea în scris a inițiatorilor.

7.  Respingerea unui proiect de către comisie se va motiva în scris, iar motivarea va fi făcută publică, împreună cu Lista proiectelor respinse.

8.  Transparența procesului decizional se realizează prin garantarea accesului public la cele 2 liste intermediare: Lista Provizorie cu proiecte eligibile și Lista proiectelor respinse, astfel încât toți cei interesați să poată analiza modul în care propunerile colectate au fost evaluate. Procesul decizional pentru determinarea Listei finale cu proiecte propuse implică și alocarea unei perioade de 14 zile pentru depunerea de contestații și clarificarea acestora.

9.  După clarificarea contestațiilor, Comisia de evaluare va definitiva și publica Lista finală cu proiecte propuse, listă care va conține toate proiectele supuse procesului de votare.

10.          Toate proiectele validate și optimizate de către comisie urmează să fie afișate la secțiunea dedicată campaniei și supuse votului online al cetățenilor. Proiectele vor fi afișate respectând elementele menționate la capitolul 6.

11.          În cazul proiectelor depuse fizic, afișarea acestora pe platforma online particip.primaria-sanpetru.ro se va realiza prin grija Comisiei de evaluare.

Capitolul 11 – Votarea proiectelor

1. Se va realiza într-o perioadă de minim 21 de zile, prin intermediul platformei online dedicată bugetării participative.
2. Pentru a limita votul multiplu, accesul cetățenilor la platforma de vot se va realiza prin autentificare prin cont unic de email, respectând condițiile de la Capitolul 5.
3. Fiecare persoană va avea posibilitatea de a vota câte un proiect din cadrul fiecărei categorii.

Capitolul 13 – Implementarea proiectelor

1. Proiectele selectate în urma celor două proceduri de consultare publică (vot online și vot popular în cadrul întâlnirilor publice) vor fi incluse în bugetul de venituri și cheltuieli al Comunei Sanpetru și implementate prin grija conducerii executive a Primăriei localității SANPETRU.
2. Inițiatorul proiectului va fi angrenat ca observator în procesul de implementare al proiectului respectiv, daca dorește.
3. Durata contractuală maximă de implementare considerată pentru proiectele câștigătoare este de cel mult 2 ani.
4. Rapoartele trimestriale de monitorizare a evoluției acestor proiecte vor fi publice.
5. Proiectele vor fi etichetate cu logoul “PROPUS DE CETĂȚENI”.
6. Platforma online particip.primaria-sanpetru.ro va fi periodic actualizată cu materiale foto-video a stadiului de execuţie a proiectelor, fotografii cu amplasamentul proiectului înainte şi după implementare, impresii ale cetăţenilor după implementare, rezultate care vor ilustra succesul implementării.

Capitolul 14 – Evaluarea acțiunii și pregătirea ciclului următor

1. Primăria localității  SANPETRU va măsura anual gradul de satisfacţie a participanţilor, în vederea îmbunătăţirii constante a procesului.
2. Primăria localității SANPETRU va chestiona percepţia participanţilor legată de încrederea în implementarea proiectelor și respectarea termenelor contractuale, transparenţa procesului, inteligibilitatea și importanţa în ceea ce privește viitorul localitatii.
3. Evaluarea anuală a acţiunii va pune accent pe:
4. calitatea deliberării în stadiile de discuţie a propunerilor de proiecte;
5. reducerea redundanţei prin crearea de filtre netehnice în așa fel încât cetăţenii să se perceapă drept co-parteneri în aceasta fază;
6. control mai mare a identităţii celor implicaţi pentru a asigura accesul egal al fiecărui cetăţean;
7. eliminarea celor ce manipulează procesul pentru a-și asigura un succes mai mare al propunerilor proprii. În acest scop se va controla strict înregistrarea creându-se un sistem de parole și se va realiza un sistem de vot multiplu așa încât cetăţenii să fie încurajaţi să citească toate proiectele trimise înaintea votului final;
8. înmulţirea numărului de spaţii de dialog despre conţinutul proiectelor;
9. creșterea coordonării Bugetului participativ cu alte instrumente de planificare și viziune;
10. iniţierea de instruiri în ceea ce privește tehnicile participative;
11. implicarea cetăţenilor în detalierea și controlul complexităţii proiectelor;
12. rolul activ al participanţilor în reducerea redundanţei propunerilor.
13. In februarie anul următor, Primăria localității SANPETRU va publica pe platforma on-line particip.primaria-sanpetru.ro, precum și în mass-media, raportul final privind campania bugetului participativ, derulată pe parcursul anului precedent.
14. Ciclul bugetului participativ se reia în fiecare an, începând cu luna ianuarie. Evaluarea ciclului încheiat va genera măsuri de îmbunătățire a derulării anuale a procesului de buget participativ.

Capitolul 15 – Precizări juridice privind utilizarea platformei dedicate bugetării participative

1. Prin înregistrarea în vederea utilizării platformei dedicate bugetării participative şi furnizarea datelor cu caracter personal, persoanele care se autentifică şi-au exprimat acordul în mod explicit şi fără echivoc ca aceasta să folosească datele cu caracter personal.
2. Platforma particip.primaria-sanpetru.ro asigură păstrarea confidenţialităţii datelor cu caracter personal furnizate pentru acces şi/sau pentru utilizarea acesteia. Această obligaţie nu se aplică în cazul oricărei informaţii dezvăluite de utilizatori către terţi.
3. Platforma particip.primaria-sanpetru.ro prelucrează datele cu caracter personal şi informaţiile deţinute/transmise de către persoanele care se autentifică cu bună credinţă, asigurând respectarea dreptului la viaţa privată şi a legislaţiei în vigoare.
4. Primăria localității COMUNA SANPETRU nu îşi asumă răspunderea pentru exactitatea şi corectitudinea datelor/informațiilor furnizate de către utilizatori.
5. Orice încercare de a utiliza datele personale ale altui utilizator este strict interzisă, fiind considerată o tentativă de fraudă şi va fi sancţionată prin lege contravenţional sau penal, după caz